做會展預算是會展前期管理的一部分，做會展預算不是隨便進行的，二是要結合辦展（參展）的具體目標，并且需要有計劃、有步驟的進行。經驗表明，在參展前、展會中、展會后，分別投人65%、25%、10%的精力，將獲得最好的會展效果。

 第一步，明確辦展(參展)的具體目標。例如，實現成交額5億美元，參觀人數達到1萬人，樹立參展企業的形象，等等，在明確具體目標的基礎上，才能著手制定會展預算，只有能實現會展目標的預算，才是合理的、成功的預算。

 第二步，收集信息。其中有三類信息需要收集，過去的預算數據，會展所需商品的最新價格，信息通貨膨脹的相關信息。尤其要注意通貨膨脹的信息，因為預算制定離會展正式舉辦有一定的時間間隔，對可能的物價上漲做未雨綢繆的準備，可以保證會展經費充足。第三步，擬訂預算。在以上三類信息的基礎上，對需要支出的各種費用和可能取得的各項收人進行詳細的列表分析，根據總預算作必要的調整，可以制定出相對精確的預算，以指導會展工作。

 第四步，公布預算，征求意見。預算草案成形后，要征求各方的意見。有幾個原則要注意:是選定一個人負責全部直接開支,明確費用標準和使用的權限及范圍，交代清楚展出目標和預算額，向全體籌備人員說明；二是不輕易改變授權,也不輕易改變被授權人的決定;三是不要保密，要將預算限額告知有關的人員,包括外部的承包商。參考各方的意見，可以使預算更加合理。

 第五步,修正預算。由于預算是通過估計制定的，難以保證準確，需要不斷地調整。一個耗資非常多的會展項目,其預算至少每兩個月要檢查一次，發現問題就及時進行調整，使之符合實際情況和需要。必須說明的是,改變預算是很正常的，但任何改變都應有充分的理由。如果理由成立，即使會造成額外的開支，甚至損失，都要堅決改變。最好的方法是仔細調研，認真計算、周密安排，而且要注意的是，改變預算的時間離會展開幕日期越近，可能產生的額外費用就越高。　 

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